高效率會議召開的正確方式

時間：2024-09-25 18:41:33 學(xué)人智庫

高效率會議召開的正確方式

　　對我們大部分人而言，會議是一天中效率最低的部分。然而，許多聰明人每天仍要參加多次會議。會議文化往往會帶來更多的會議。這造成了惡性循環(huán)，不利于我們的效率和精神。那么，作為管理者，我們應(yīng)該如何高效地組織會議呢?下面我們來看看。

高效率會議召開的正確方式

　　作為谷歌日歷的前產(chǎn)品經(jīng)理，我對人們處理會議的方式有很多了解。而作為谷歌風(fēng)投的合伙人，我也與超過 100 家創(chuàng)業(yè)公司有過直接合作。在一些研討會上，我們討論過如何讓會議更高效。通過這些討論，我得出了以下一些經(jīng)驗：

　　停止例會

　　任何日程表上最糟糕的部分就是例會，或者說“簽到會”。在這樣的會議上，每個人輪流介紹一周的進展。這完全是浪費時間，而經(jīng)理們召開這些會議主要是為了保證下屬都在有效地工作。

　　實際上，每個人介紹的進展只與會議室中的一兩個人有關(guān)，而其他人只是在等待輪到自己發(fā)言。可以用即時消息應(yīng)用、小組站會和電子郵件同步來取代這些會議。

　　慎重安排一對一對話

　　許多經(jīng)理都忙于參加各種會議，因此常常會取消或重新安排與下屬的一對一對話。在經(jīng)理們的日程表上，一對一對話實際上最重要，尤其是對下屬而言。

　　作為經(jīng)理，你需要做出決策，解決下屬面臨的障礙，使他們感到愉快、有價值。準(zhǔn)時參加會議可以向下屬表明，他們很重要，受到尊重。

　　會議都必須有一名負責(zé)人

　　這樣的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)介紹會議的目的和日程，確定決策者，安排后續(xù)跟進，以及發(fā)送會議記錄。不應(yīng)該有人問：“這是誰開的會?”在負責(zé)人沒有確定的情況下，不要召開會議，否則你要決定自己擔(dān)任這樣的角色。

　　提前發(fā)布會議目的和流程

　　會議上需要做出什么決定?誰需要參加會議?在人們走進會議室之前，他們應(yīng)當(dāng)知道為何要參加會議，以及他們需要討論出什么樣的結(jié)果。鼓勵員工用腳投票：允許他們拒絕目的、負責(zé)人和流程不清晰的會議。

　　你的日程表安排并不意味著你很重要

　　許多高級經(jīng)理認為，忙碌的日程表意味著他們很重要。然而，他們只是經(jīng) 理，而不是專業(yè)開會人士。只有在團隊需要你的時候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒絕會議。此外，如果沒有收到邀請，那么請勿不請自來。通常情況下，這是對你所組建團隊的一種考驗。如果你有話要說，那么提前與會議負責(zé)人溝通。

　　日程表不應(yīng)當(dāng)導(dǎo)致決策被推遲

　　如果某項決策十萬火急，那么需要立即召集所有決策者。創(chuàng)造一種急迫的文化，加速決策。

　　控制會議規(guī)模

　　在理想情況下，參加會議的人不應(yīng)多于 5 人。研究表明，如果有 7 人同處一間會議室，那么效率將會下降。對于某些會議，不同團隊只需派代表參加，而不必全員參加。如果你不清楚如何與較小的團隊開會，那么請重新思考你的目的，并進行任務(wù)劃分。

　　當(dāng)然，大型團隊的會議，以及全公司的信息發(fā)布會除外(例如谷歌的 TGIF 和 Twitter 的“茶歇時間”)。對于這類會議，請預(yù)先確定發(fā)言人，確保將大部分時間留給問答環(huán)節(jié)。

　　思考每次會議的機會成本

　　某次會議將給公司帶來什么樣的成本?例如，讓 16 個人參加 2 小時的會議將消耗 32 人/小時的人力資源，這接近于 1 人一周的全部工作時間。是這樣的會議更有價值，還是讓一名員工工作一周更有價值?你應(yīng)當(dāng)向所有人宣傳開會的成本，并使用定時器來衡量。

　　將他人的時間視為稀缺資源

　　向他人借 1 個小時與向鄰居借一部梯子類似。你應(yīng)當(dāng)注意禮貌，只安排所需的時間，并向?qū)Ψ街轮x。請不要安排長度超過 60 分鐘的會議，并將 30 分鐘作為默認選擇。你會驚訝于在這么短的時間里取得的成果。準(zhǔn)時結(jié)束會議。

　　提出問題，而不是掩蓋問題

　　在許多公司，“向上反映”是一種令人討厭的行為。情況為何如此?經(jīng)理的存在就是為了解決分歧，分歧造成了僵局。如果人們無法達成一致，那么應(yīng)當(dāng)迅速能夠決策的某人反映。在一個健康的團隊中，如果決策不符合某些成員的觀點，那么盡管存在不同意見，他們?nèi)詫⒈M力去做。

　　如果會議議程完成，那么提前結(jié)束會議

　　在許多會議上，如果提前 20 分鐘結(jié)束討論，那么很可能會有人說：“還有 20 分鐘，我們來聊點別的什么?”這非常愚蠢。如果你乘坐的車可以提前 15 分鐘到家，那么為何你還要在路上耽擱 15 分鐘?如果能提前完成會議的目標(biāo)，那么可以提前結(jié)束會議。

　　宣告日程表的破產(chǎn)

　　在某些情況下，擺脫“會議債”的最佳方式就是推倒現(xiàn)有日程表，從頭再來。

　　我曾見過一家創(chuàng)業(yè)公司這樣做。1 月 1 日時，他們調(diào)整了公司的所有會議安排。只有在必要情況下，并且有著合適的負責(zé)人和參會者，會議才能帶來價值。

　　所有人都被最終結(jié)果震驚。耗時長達 3 小時的每周例會被徹底取消。一些會議被恢復(fù)，但參會者的范圍大大縮小，而時長也被縮短。這家公司贏得了數(shù)千人/小時的人力資源。而這些時間可以被用于日常工作。

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