電子郵件的格式

時間：2024-11-22 19:11:08 雪桃好文

電子郵件的格式

　　電子郵件是在互聯網或其他計算機網絡上，從一個用戶（發件人）發送到一個或多個其他用戶（收件人）的數字化信息。下面是小編為大家收集的電子郵件的格式，歡迎大家分享。

電子郵件的格式

　　一、一封完整的電子郵件包括以下幾個部分：

　　●主題

　　●稱呼與問候

　　●正文

　　●附件

　　●語言與編碼

　　● 簽名

　　●回復郵件

　　●發送、抄送、密送

　　主題

　　不能有空白標題；主題要簡短，不宜冗長；一封信盡可能只針對一個主題，避免在一封信內談及多件事情。

　　稱呼與問候

　　郵件開頭要恰當地稱呼收件人，如果對方有職務，則按職務尊稱對方，如“xx經理”、“部長”等。如果不知道對方職務，也可按“xx先生”、“xx小姐”尊稱，但切記要事先弄清對方性別。對于上級不宜直呼全名，多個收件人時可用“大家”或“All ”。開頭寫“Hi ”或“您好”，結尾常見的可寫“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您順利”。正文

　　正文應簡明扼要的說清楚事情，要注重用詞、語氣和行文通暢，多使用敬語。若事情復雜可用1、2、3、4羅列出來，合理利用表格和圖片，便于查看。

　　附件

　　如果郵件帶有附件，應在正文中提示收件人查看；附件數量不宜超過4個；若附件是特殊格式，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。

　　語言與編碼

　　由于存在中英文編碼不同的問題，盡量不使用英文郵件，除非特殊需要；中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial，字號用5號或10號。

　　簽名

　　每封郵件結尾都應署上簽名，便于對方清楚發件人信息；簽名檔包括：姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息；引用一個短語作為簽名檔的一部分也是可行的，如座右銘、公司口號等。

　　回復郵件

　　收到他人的重要郵件后應即刻回復一下，特別是對一些緊急重要文件；若處于出差或休假中，可設置自動回復，以免影響工作；回復的字數盡量不要少于10個字，以示尊重。

　　發送、抄送、密送

　　TO：TO指接收者。TO的人是要受理這封郵件所涉及主要問題的，理應對郵件予以回應。 CC：CC指抄送。CC的人只需要知曉郵件的內容，沒有義務對郵件予以回應。但如果CC的人有建議或意見的話也可以回復郵件。

　　BCC：BCC指密送。即收件人不知道郵件發給了BCC的人，一般用于非常規場合。其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的規律。如按部門排列；按職位等級從高到低，或從低到高。

　　注意！

　　當使用職場郵件對外溝通時，應謹守商業電子郵件分寸，不要撰寫或傳送與職場毫無關系的內容，因為在某些情況下，電郵會被保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。

　　二、在職場郵件中，最重要的是學會如何正確使用發送、抄送、密送。

　　公司郵件內容主要分為兩類，一是問題溝通類，二是信息類。包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結等。

　　1)問題溝通類是以問題溝通單位形式出現。

　　2)信息類郵件（包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結等。）

　　(一)關于主送

　　應根據郵件的內容及發件、收件人的隸屬關系及職權范圍確定收件人。

　　確定收件人規范是：

　　a)請示、報告、工作小結、報表等一般只寫一個抄送人即直屬上級，如上級有要求可同時抄送平行部門，否則無需抄送。除隔級負責人直接交辦的事項外，一般不需主送必要時可抄送給隔級負責人。

　　b)受雙重領導的員工向上級發郵件，應當根據郵件內容，即針對具體業務活動的職權歸屬寫明主送人和抄送人。

　　(二)關于抄送

　　抄送范圍得當，有助于郵件處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

　　1.應當抄送的情況

　　a)除主送人外，需要監督執行或知曉郵件的其他人，應列為抄送人。

　　b)向下級或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上屬。

　　c)上級受雙重領導的下級發郵件，必要時應當抄送其另一個上級。

　　d)下級因特殊情況必須越級請示時，應當抄送給被越過的上級。

　　e)上級越級向下級行文時，可以抄送受文下級的直屬上級。

　　2.不應當抄送的情況

　　凡與郵件辦理無關的人一律不予抄送。

　　范文：

　　電子郵件 1

xxx：

　　您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓主要以素質技能技巧為主，曾經成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產業部電信研究院服務過，歡迎您訪問我們公司的網址：xxxx，對我們公司有更多的了解。

　　附件是我們公司擅長的培訓課程及講師簡歷。請您查收。

　　如有任何問題或者建議請您隨時與我聯系!希望我們能達成互補，在未來有合作的機會!感謝您對我工作的支持!

　　祝您工作開心快樂!

　　xxx有限公司

　　電子郵件 2

尊敬的讀者朋友：

　　非常感謝您長期以來對《世界經理人》雜志的支持!為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品·人生網的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品·人生網站會員提供的所有優惠和特權，更有機會在尚品·人生網的社區中結識其他與您一樣成功的精英人士!您只要點擊“接受”，便可自動成為尚品·人生網站的尊貴會員。

　　作為世界經理人網的姊妹網站，尚品·人生網以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財富成果的同時，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業的和諧平衡。非常感謝您的關注，期待您加入尚品·人生網!

此致

敬禮!

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 3

尊敬的xx客戶：

　　感謝您長期以來對我公司的關心與惠顧!目前因網絡使用客戶激增迫使我們要對網絡進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的服務。您有什么意見和建議敬請提出。我公司的E-mail地址：

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 4

親愛的劉老師:

　　你好！

　　我叫xxx，是xx理工學院電氣與自動化工程學院自動化專業的xx級本科生。通過貴校碩士招生信息的介紹和姐姐的推薦，我希望能有機會攻讀貴校碩士，所以冒昧的給您發了一封郵件。非常感謝您在百忙之中抽出空閱讀我的郵件。謝謝大家！

　　20xx年參加全國研究生考試，政治60，英語54，專業1 108，專業2 102，排名第20。根據貴校這個方向的招生人數，我可能有機會參加貴校的復試。本科的時候，成績很優秀。四年來一直在班里名列前茅，多次獲得二等獎學金，國家勵志獎學金，三好學生稱號。我特別擅長PLC編程和數學建模。在科學研究和社會實踐中取得優異成績。參加過一些科技項目的設計，比如用PLC設計一個四層電梯，用匯編和C語言實現一個多功能電子鬧鐘。我們團隊三個人，我是組長，主要負責時鐘的高溫報警部分。后來參加全國數學建模競賽，獲得省二等獎。

　　我在網上查了你的相關資料，看了你發表的一些文章。我對您的研究課題很感興趣，所以非常希望能在您的課題組攻讀碩士學位。我相信通過自己的努力，我可以完成碩士期間的任務。

　　請韓海冒昧寫信！同學們期待你們的回復，謝謝！非常感謝！

　　祝你身體健康！工作愉快！

　　附上我的簡歷和我四年的學習成績。請花更多的時間閱讀它，并再次表達我誠摯的謝意！

　　學生:xxx

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 5

親愛的老師:

　　你好！

　　我來xxx，是xxx學院電氣信息工程學院自動化專業的學生。因為被貴校自動化學院的控制科學與工程專業吸引，適合自動化行業未來的發展趨勢，也適合我的本科專業，所以今年報考了貴校自動化學院控制科學與工程的研究生。考研考了383分(政治56分，英語77分，數學120分，專業課130分)。

　　最近我也有幸看了你的文章，對你的研究相當感興趣?？戳死蠋煹囊恍┵Y料，很佩服你，希望成為你的研究生。能得到您的指導將是我莫大的榮幸。

　　我對自己進行了仔細的考慮和評價，我認為我在大學四年中所學到的知識和掌握的實驗技能是有資格協助你進行研究的。本科期間，我一直嚴格要求自己，不斷追求進步，連年獲得綜合獎學金(2次)和國家勵志獎學金(1次)。專業上不斷學習創新，20xx電子設計大賽產生的xxxx獲得“xxxxxx獎”。另外，我同學完成xx是我們大學的大學生科技創新項目。

　　在專業和綜合學習上，我從來沒有放松過對自己的要求。

　　一次性就通過大學英語四級(527)六級(512)，聽說讀寫能力較好，基本可以交流。我在計算機技能方面獲得了國家計算機二級(C語言)證書。

　　課后，我喜歡跑步、打羽毛球、乒乓球等活動。

　　最后，我性格開朗，態度端正，謙虛謹慎，踏實認真，懂得拯救和珍惜生命。我感覺自己有目標，有做事的計劃，可以不斷的朝著目標前進。我一直相信“天道酬勤”，我相信通過學習和努力，我會有所收獲。

　　我真誠地希望成為你的學生，接受你的指導。當然，我會努力準備復試，爭取高分，這樣才能勝任老師和你的學生。我認為我最大的優點是我態度端正，我相信我能完成老師布置的任務。如果我考不上，我會一直關注你，希望以后能接受你的指導。

　　非常感謝您花時間閱讀我的推薦信。我期待加入你們的研究團隊。

　　祝你身體健康，工作順利。

　　xxx

　　20xx年xx月xx日

　　拓展：使用電子郵件的禮儀

　　1、撰寫與發送

　?。?）在地址欄虛準確無誤地鍵入對方的郵箱地址，并簡短地寫上郵件主題，以使對方對收到的信息先有所了解，在消息板塊上撰寫時，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。