怎樣做系統(tǒng)化績(jī)效管理？
績(jī)效管理是周期性或環(huán)狀的，不是線性的。當(dāng)管理者必須評(píng)估員工的績(jī)效，或給予對(duì)方正面或負(fù)面的績(jī)效反饋時(shí)，就可以使用績(jī)效管理。一年一度或者多次的績(jī)效評(píng)估標(biāo)志著上一工作周期的結(jié)束和下一新工作周期的開始。績(jī)效管理流程有三個(gè)階段( 或步驟) ：績(jī)效規(guī)劃、績(jī)效評(píng)估以及績(jī)效反饋和指導(dǎo)。
( 1 ) 績(jī)效規(guī)劃是籌備階段，主管應(yīng)當(dāng)檢查崗位要求和崗位說(shuō)明、當(dāng)前員工的上一周期的績(jī)效和成果( 已經(jīng)定下的目標(biāo)是否已完成?)、員工的績(jī)效記錄以及下一周期所預(yù)期的績(jī)效和成果。
這一檢查除了能向全公司員工顯示出大家在效率等級(jí)上的差異( 從而幫助主管解釋為什么會(huì)給予員工某種具體的評(píng)估或評(píng)價(jià))，還讓公司得以宣傳重要的績(jī)效因素和期望。此外，這項(xiàng)檢查工作還為員工績(jī)效評(píng)估提供了與職位相關(guān)的基準(zhǔn)，包括公平度和尊重。
籌備階段還給了主管一定的時(shí)間去準(zhǔn)備給員工提供的反饋。主管應(yīng)當(dāng)將績(jī)效與企業(yè)目標(biāo)和計(jì)劃掛鉤，總結(jié)績(jī)效改進(jìn)的需求，記錄下改進(jìn)和發(fā)展需求。除此之外，這一階段能幫助主管預(yù)測(cè)員工可能出現(xiàn)的任何反應(yīng)，并為之做好準(zhǔn)備。主管必須準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)這一切，如果員工出現(xiàn)抵觸心理，你要準(zhǔn)備好去傾聽，而不是措手不及。另外，你還應(yīng)事先想好如何處理這類情況。
( 2 ) 績(jī)效評(píng)估是分析階段，需要找出當(dāng)前或未來(lái)的職位/ 績(jī)效要求，以及實(shí)際績(jī)效與預(yù)期績(jī)效之間的差距。這一階段是規(guī)劃階段的延續(xù)，需要收集與職位和員工在該職位上的績(jī)效相關(guān)的信息。主管在這一階段將對(duì)照企業(yè)的目標(biāo)和預(yù)期( 例如行為預(yù)期) 對(duì)員工的績(jī)效進(jìn)行分析;就員工的表現(xiàn)是否符合崗位要求( 與職位相關(guān)的、可衡量的標(biāo)準(zhǔn)) 進(jìn)行衡量;找出員工發(fā)展/ 改進(jìn)的需求;檢查員工的績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃完成情況。
對(duì)行為預(yù)期進(jìn)行評(píng)估指的是主管要評(píng)估員工的表現(xiàn)情況。如果制定的標(biāo)準(zhǔn)與績(jī)效評(píng)價(jià)相符，就能實(shí)現(xiàn)客觀評(píng)估，最大限度地避免偏見，并且給員工提供有意義的反饋信息。
對(duì)成果進(jìn)行評(píng)估指的是主管要評(píng)估員工取得的工作成果。需要評(píng)估的成果會(huì)隨著崗位性質(zhì)的變化而變化。比如說(shuō)，對(duì)銷售員工評(píng)估的是他是否達(dá)到了特定的銷售量或金額，對(duì)客戶服務(wù)代表可以評(píng)估其客戶滿意度是否達(dá)到一定水平，對(duì)技術(shù)顧問(wèn)可以評(píng)估他是否成功開發(fā)和部署了新的系統(tǒng)。
( 3 ) 績(jī)效反饋是評(píng)估流程的執(zhí)行或?qū)嵭须A段。在反饋階段，主管應(yīng)當(dāng)提出和回答以下問(wèn)題：
什么?( 什么是不適當(dāng)?shù)男袨?什么是適當(dāng)?shù)男袨?有什么預(yù)期未能達(dá)到?有什么預(yù)期已經(jīng)達(dá)到了?)
然后呢?( 有什么影響?為什么會(huì)有問(wèn)題?為什么會(huì)有好的影響?)
現(xiàn)在怎么樣?( 員工個(gè)人能做出怎樣的改變以達(dá)成所期待的成果?如果不能，會(huì)有什么樣的后果?)
反饋是一個(gè)持續(xù)進(jìn)行的過(guò)程。主管除了要對(duì)表現(xiàn)杰出者或績(jī)效極低者提供反饋外，定期就員工每天完成的任務(wù)和作出的貢獻(xiàn)進(jìn)行反饋也是非常有價(jià)值的。要進(jìn)行有效反饋，就必須開展雙向的溝通流程：(1) 管理者的職責(zé)包括提供有建設(shè)性、真誠(chéng)且及時(shí)的反饋;(2) 員工的職責(zé)包括征求反饋以確保他們了解自己該如何履行職責(zé)和根據(jù)所得到的回復(fù)作出反應(yīng)。
在管理者和員工之間進(jìn)行高效、持續(xù)的績(jī)效對(duì)話或許是績(jī)效管理系統(tǒng)是否能發(fā)揮最大效用的最重要的決定性因素。
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