展會(huì)策劃書(shū)(3)
舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括：
1)展覽場(chǎng)地費(fèi)用。即租用展覽場(chǎng)館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場(chǎng)地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等。
2)展會(huì)宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會(huì)資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用等。
3)招展和招商的費(fèi)用。
4)相關(guān)括動(dòng)的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)展會(huì)開(kāi)幕式、嘉賓接待、酒會(huì)、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置、禮品、請(qǐng)展會(huì)臨時(shí)工作人員的費(fèi)用等。
5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。
6)稅收
7)其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用
(3) 收入預(yù)測(cè)
舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括：
1) 展位費(fèi)收入
2) 門(mén)票收入
3) 廣告和企業(yè)贊助收入
4) 其他相關(guān)收入
(4) 盈虧平衡分析
(5) 現(xiàn)金流量分析
1) 凈現(xiàn)值分析
2) 凈現(xiàn)值率分析
3) 獲利指數(shù)
4) 內(nèi)部收益率
5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)
(1) 市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)
(2) 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)
(3) 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
(4) 合作風(fēng)險(xiǎn)
6、存在的問(wèn)題
包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等。
7、改進(jìn)建議
針對(duì)上述問(wèn)題，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。
8、努力的方向
根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的問(wèn)題，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
(三)《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫(xiě)作要求
《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會(huì)的重要依據(jù)，因此，《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫(xiě)作必須做到材料真實(shí)充分，分析客觀科學(xué)，判斷準(zhǔn)確有理。
1、市場(chǎng)環(huán)境分析
市場(chǎng)環(huán)境分析是展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的第一步，它是根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的展會(huì)舉辦方案，在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會(huì)的各種市場(chǎng)條件是否具備，是否有舉辦該展會(huì)所需要的各種政策基礎(chǔ)和社會(huì)基礎(chǔ)。市場(chǎng)環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場(chǎng)條件，還要對(duì)其未來(lái)的變化和發(fā)展趨勢(shì)作出預(yù)測(cè).使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。
市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備;展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力，不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力，即要分析如果本展會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上，本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問(wèn)題。
2、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析
市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備;展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力，不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力，即要分析如果本展會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上，本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問(wèn)題。
3、展會(huì)執(zhí)行方案分析
展會(huì)執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備，是否能保證該展會(huì)計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。展會(huì)執(zhí)行方案分析的對(duì)象是該展會(huì)的各種執(zhí)行方案，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會(huì)基本框架的某一個(gè)因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會(huì)基本框架是否合理和可行。因?yàn)椋M管對(duì)構(gòu)成展會(huì)基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構(gòu)成的展會(huì)基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個(gè)體合理，群體沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn)，對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估就十分重要。
4、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析
展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測(cè)算舉辦該展會(huì)的費(fèi)用支出和收益。展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的展會(huì)是否經(jīng)濟(jì)可行，并為即將舉辦的展會(huì)指定資金使用規(guī)劃。
5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)
從展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的角度看，風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過(guò)程中，由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空;或者是即使展會(huì)如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。
6、存在的問(wèn)題
包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等。
7、改進(jìn)建議
針對(duì)上述問(wèn)題，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。
8、努力的方向
根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的問(wèn)題，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
三、《參展說(shuō)明書(shū)》的寫(xiě)作
(一)《參展說(shuō)明書(shū)》的概念
辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會(huì)的有關(guān)日期安排，指定了展會(huì)承建商、展會(huì)運(yùn)輸代理和展會(huì)旅游代理以后，就可以著手編制展會(huì)的《參展說(shuō)明書(shū)》了。
《參展說(shuō)明書(shū)》是辦展機(jī)構(gòu)將展會(huì)籌備、開(kāi)幕以及參展商參加展會(huì)時(shí)應(yīng)注竟的其他問(wèn)題匯編成冊(cè)，以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊(cè)子。編制參展商手冊(cè)是展會(huì)籌備過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。
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