提高工作效率的有效方法有哪些(2)

時間：2024-09-15 11:11:35 學人智庫

提高工作效率的有效方法有哪些(2)

　　以下基本原則幫助你更有效地授權：

　　1.決定什么事要授權出去。授權和交托正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，并負有責任。

　　2.說明清楚你要的結果。一般來說，被授權者都會用自己的方式去完成任務，如果你希望運用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。

　　3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任，如果他不了解任務及目標，或是不符合你的期望，要重新仔細檢討整件事。

　　小箴言：高績效者會集中心力于解決問題，而不會集中心力于責怪問題的發生。----Performance Sciences Corp.總裁查爾斯·佳飛爾(Charles Garfield)

　　確定方向　不走冤枉路

　　俗話說："馬壯車好不如方向對"，這句話的典故來自春秋戰國時期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答："此路非往楚國。"夫子說："我的馬很壯，沒關系。"路人又再強調這不是去楚國的方向，夫子依然固執的說："我的車很堅固。"路人只好嘆息的說："這不是往楚國的方向啊!"方向錯誤，再怎么努力都枉然。

　　仔細想想做這項工作的重點是什么，希望藉此得到什么結果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再決定整個方向及流程。

　　小箴言：光是忙碌是不夠的。問題在于：我們到底在忙些什么?----美國自然主義作家亨利·大衛·梭羅(Henry David Thoreau)

　　做行事歷及項目執行計劃

　　事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：

　　·計算機軟件，例如Outlook內有計劃表、行程表和日歷。

　　·日歷或是商務日志。

　　·自行設計的簡單表格。

　　以一天的計劃表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作;然后再列出應該做的事，以及可以做但并不急于一時的事。然后評估各項工作所需的時間，再決定如何把時間分配到這些工作上。記住，應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。一天的時間規劃完成后，可以延伸成一周的計劃，決定一周內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計劃進行。

　　小箴言：知道計劃何時開始，就開始列進度，但不要讓做計劃的時間取代了執行的時間。----波士頓顧問公司副總裁史塔克(George Stalk)

　　運用系統思考，工作分門別類進行

　　養成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定哪一個工作比較重要，必須優先去做;那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時，往往已失去時效性。

　　·依工作的重要性決定完成工作的優先級。

　　·依工作的重要性決定投入工作的時間。

　　·同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。

　　·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。

　　·避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。

　　小箴言：不要浪費時間做"垃圾"工作，去做那些會增加你生產力的工作。----心理學與行為專家羅貝塔·羅史(Roberta Roesch)

　　做好情緒管理

　　每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。

　　丹尼爾·高曼(Daniel Goleman)提出提升情緒智商的五個步驟：