企業檔案管理規章制度

時間：2024-09-25 05:32:10 學人智庫

企業檔案管理規章制度

　　一個企業制度好不好，就要看其對檔案的管理制度，下面是企業檔案管理規章制度，一起來看看吧。

企業檔案管理規章制度

　　《檔案管理制度》

　　第一章總則

　　第一條為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向公司辦公室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(合同、中標通知書等)均屬歸檔范圍。

　　第六條公司文件材料應歸檔的有：

　　(一)公司頒發的(包括轉發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿;

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各項目部的請求與本公司的批復;

　　(三)公司的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)反映公司經營和管理的專業文件材料;

　　(七)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括電子文檔等);

　　(八)公司及各部門、項目部成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(九)公司及各部門、項目部制定的規章制度等;

　　(十)公司的簡介、榮譽，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十一)公司及各部門領導任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用等工作形成的文件材料;

　　(十二)公司領導、員工檔案;

　　(十三)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十四)公司或部門、項目部與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十五)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　第三章立卷歸檔要求

　　第七條公司各單位應在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司辦公室移交。

　　第八條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第九條各單位向公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：各種協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任免文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務資料等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由公司辦公室統一發給。

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