商務郵件書寫秘籍

時間：2024-09-09 11:45:05 學人智庫

商務郵件書寫秘籍

　　職場新人在辦公室除了聽到電話鈴就“心驚膽戰”外，必定還會聽到的兩句話就是：“你發個傳真過去吧”，“你email我就行”。發傳真、寫郵件是職場必備招式，不會這些，怎么混職場?

商務郵件書寫秘籍

　　1.發傳真必備第一句：你能把它傳真給我嗎

　　經典表達：

　　Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?

　　你能把發票/邀請函/報價單傳真給我嗎?

　　舉一反三：

　　Would you like to fax XXX to me?

　　Please send me a fax. My fax number is XXX.

　　傳真機號碼的構成

　　國內傳真號碼：區號(北京010，廣州020，上海021，天津022，重慶023)+傳真號碼

　　國際傳真號碼：國際代碼(00)+國家代碼(中國86，美國1，日本81，德國49)+區號(去掉區號前的0)+傳真號碼

　　2.發傳真必備第二句：我要給XXX發傳真，請給我個信號。

　　經典表達：

　　I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal.

　　我要給XXX發傳真，請給我個信號。

　　舉一反三：

　　I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later.

　　發傳真一般步驟

　　Step1：把要傳真的紙張，一般有字的一面朝下(各傳真機不同，請根據指示操作)放入傳真機;

　　Step2：撥號。

　　(1)有單獨的傳真號碼時：撥號，在電話接通后，聽到“嘀”一聲后，按啟動鍵;傳真機顯示“send”狀態后，放下話筒，聽到“嘟”一聲后，說明傳真已發送完成。聽到忙音，則重新撥號。

　　(2) 電話和傳真機共用一個號碼時：撥號，在電話接通后，請對方給你一個傳真信號，聽到“嘀”一聲后，按啟動鍵;后面步驟同上。

　　3.發傳真必備第三句：傳真已發，請查收。

　　經典表達：

　　I have faxed you XXX. Please have a check.

　　我已經把XXX傳真給您，請查收。

　　舉一反三：

　　It would be great if you sign it and fax it back to me.

　　有些文件需要對方在收到傳真后簽名、批注，那么就請對方稍后再把以簽名或批注的傳真再發還給你。

　　4.發傳真必備第四句：傳真有些問題，請再發一次。

　　經典表達：

　　I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?

　　傳真已收到，不過有缺頁，請再發一次。

　　舉一反三：

　　There were some pages too blurred to read. Please send it again.

　　I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?

　　5.寫郵件必備：詳細信息我會發電郵告訴你。

　　經典表達：

　　I’ll email you tomorrow with the details.

　　我明天發電郵說明詳細信息。

　　舉一反三：

　　I’ll send an email to the parties concerned ASAP.

　　I’ll write an email to explain the details.

　　Let me check the email and report to you later.

　　外企郵件制度

　　TO：收件人，主要閱讀郵件的人。

　　CC：CC的全名是Carbon Copy，即抄送。只要是和該郵件所涉及信息相關的人，需要了解該郵件信息的人都要去CC。

　　BCC：BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用來放你的下屬。

　　FW：FW的全名是Foward，即轉發。你在發郵件給某人的時候，同時轉發給其他很多人。

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